SIMPAC accompagne ses clients depuis bientôt vingt ans comme expert dans la gestion de leurs documents. Frank Bonnot revient avec nous sur l’enjeu de la dématérialisation des documents. 

En quoi la gestion des documents est-elle un enjeu pour les organisations ?

Frank Bonnot : Les entreprises et administrations reçoivent, émettent et traitent tous les jours, un nombre considérable de documents. Ce qui génère des coûts de traitement associé qui doivent être maîtrisés et optimisés.

« Ces flux ne cessent de croître et avec eux les besoins de partage, de traçabilité des accès et de sécurisation de ces documents. »

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents apporte ?

Le sujet est de remplacer le papier par des écrans (tablette, PC, smartphone,..) et bénéficier ce faisant d’énormes gains de productivité.

Quand cela est possible et cohérent avec les utilisations des documents concernés, leur dématérialisation permettra par exemple de suivre les différentes étapes de leur traitement, d’y accéder et de les partager plus sûrement et plus facilement, d’accélérer les transactions associées à ces documents, ou encore d’en assurer la bonne conservation dans le temps. Tout cela sans même parler des économies possibles et parfois conséquentes.

Dématérialisation des documents - SIMPAC

Le document papier a donc vocation à disparaitre ?

Non et dans certains cas d’usage, il est même aujourd’hui le support de référence pour sa facilité d’accès, son universalité ou tout simplement des considérations légales. Tous les documents ne peuvent pas être dématérialisés. Et quand bien même, cette dématérialisation des documents prendra un certain temps pour ne pas désorienter les utilisateurs.

Il est donc primordial pour les organisations de bien appréhender les enjeux autour de la bonne gestion de leurs flux documentaires sur papier. Nos clients sont d’ailleurs très souvent surpris des gains de productivité et des économies qui peuvent être faits par la simple mise en place de bonnes pratiques en la matière.

SIMPAC exerce depuis près de vingt ans. Comment réussissez-vous à rester toujours à la pointe ?

« Notre métier peut finalement se résumer à transformer les documents papier de nos clients en données, ou inversement à transformer leurs données en documents pour qu’ils puissent les diffuser. »

Tout cela implique de disposer de moyens de production adaptés, d’être en permanence en veille technologique et en recherche d’amélioration de nos process de production. Mais aussi d’être capable de nous adapter aux organisations de nos clients. C’est tout cela qui nous permet d’afficher  une grande légitimité technique sur nos sujets.

gestion documents - SIMPAC

Dans quel cadre peut-on faire appel à vous ? 

Nous intervenons schématiquement dans 3 cas : 

  • La numérisation : il s’agit de scanner des documents arrivant quotidiennement pour les dispatcher vers les bons services après avoir, le cas échéant, extrait différentes données de ceux-ci. Ou encore de reprendre des archives papier pour les convertir en documents numériques, qui seront alors hébergés à l’abri des aléas liés à un stockage physique, et plus facilement consultables.
  • La production et l’acheminement du courrier. Les factures qui peuvent être envoyées par courrier papier, déposées sur plateforme Chorus ou acheminées par voie dématérialisée. Les envois en recommandé par courrier La Poste ou par voie dématérialisée avec la même valeur légale que le recommandé classique.  Les envois divers comme des mailings personnalisés, des envois de prospectus ou autres.
  • La mise en place de différentes solutions de dématérialisation des documents : signature électronique, formulaires sur tablettes (bons de commandes, contrats, états des lieux…), GED pour dématérialiser le traitement des factures fournisseurs, des différents process de ventes, des documents RH ou autres ; archivage électronique sur coffre-fort numérique. 

Nous sommes passionnés et heureux d’accompagner nos clients sur ces enjeux.

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