Cindy Chery du cabinet Commodo Conseils s’interroge ce mois-ci sur la gestion du temps de travail, afin d’améliorer sa productivité et son efficacité.
La gestion du temps de travail est indispensable !
Savoir bien gérer son temps est essentiel pour performer au travail.
Le cerveau est saturé de distractions improductives à longueur de journée : emails, messages instantanés, réseaux sociaux, notifications, passage dans l’open space…
Il y a un gaspillage de temps sur la gestion des informations avec le risque d’être moins efficace d’au moins 40% !
La motivation peut inverser la tendance ? Pas toujours, on peut être très motivé, mais pas du tout efficace !
Si toute l’énergie provenant de la motivation n’est pas canalisée, beaucoup de tâches seront réalisées mais finalement sans les résultats escomptés.
Or, être heureux au travail c’est aussi atteindre des objectifs qu’il faut toujours garder en tête.
« Profitez des pics d’efficacité journaliers qui interviennent entre 10h et 12h, puis entre 18h et 20h. »
Deux créneaux clés.
Quel levier actionner pour être plus efficace ?
Ce qui est important dans la gestion du temps de travail, c’est la gestion de l’attention.
Apprendre à se concentrer, ne pas passer d’une tâche à l’autre toutes les quinze minutes, car le multitâche ronge le potentiel !
« Pour optimiser sa performance sur une tâche, il faut s’y consacrer exclusivement environ 1h30 en une seule fois. »
S’il y a beaucoup de tâches à réaliser et qu’il est difficile d’y voir clair, il faut faire le tri en faisant immédiatement toutes les tâches qui durent moins de deux minutes.
Ensuite, nous n’avons pas tous les jours la même énergie :
- Si nous sommes d’une humeur à communiquer, il pourrait être judicieux de se concentrer sur les tâches nécessitant des interactions avec les autres.
- À l’inverse, si nous sommes plus dans un moment solitaire, se mettre à jour sur ses mails peut se révéler plus efficace.
En effet, pour s’améliorer et être efficace, il faut savoir sortir de sa zone de confort et tester de nouvelles manières de faire telles :
- la matrice Eisenhower, permettant de prioriser ses tâches
- les méthodes Agile(adaptée au pilotage de projet), Nerac ou Pomodoro (tranches de 25 minutes de travail, 5 minutes de repos)
- l’application Microsoft To Do, pour créer ses listes de tâches
Comment concrètement mieux gérer son temps au travail ?
- Mettre en place un système de notes informatiques pouvant être partagées entre collègues sera capital.
- Maîtrisez ces quatre lois qui maximiseront votre efficacité :
- La loi de Parkinson pour réduire le temps passé à étudier des dossiers
- La loi de Carlson pour regrouper tout ce qui vous intéresse
- La loi de Pareto pour se concentrer sur les actions à plus forte valeur ajoutée
- La loi de Laborit, pour faire le plus difficile en premier
Alors, éduquez votre entourage au respect de vos résolutions et attelez-vous à vos outils de gestion du temps de travail !
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