Employeurs. Unique, mensuelle et dématérialisée, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) facilite, sécurise et fiabilise les obligations sociales des employeurs. Explications. Texte Lise Gruget

Qu’est-ce que la DSN ?

Franck Smith, responsable du service FOODS, (Front Office et Offre de services) – Accueil réclamations et Offres partenariales – expert DSN à l’URSSAF – CGSS Martinique : La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier mensuel, produit à partir de la paie et destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernés.

Obligatoire depuis le 1er janvier 2017, elle remplace l’ensemble des déclarations périodiques ou évènementielles et diverses formalités administratives adressées jusqu’alors par les employeurs à une diversité d’acteurs (CPAM, Urssaf, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc.). 

« La DSN doit être émise pour chaque établissement et inclure tous les salariés y étant rattachés. »

C’est donc un tableau de bord dématérialisé pour l’employeur…

Oui, à chaque SIRET correspond une DSN mensuelle. Les données qui sont transmises reflètent la situation d’un salarié au moment où la paie a été réalisée et relatent aussi les évènements survenus dans le mois ayant eu un impact sur la paie. La DSN doit être émise pour chaque établissement et inclure tous les salariés y étant rattachés.

En parallèle, pour ouvrir les droits à certaines prestations du salarié, le déclarant doit émettre des DSN évènementielles pour signaler un arrêt de travail (maladie, maternité…), une reprise anticipée de travail, une fin de contrat, ainsi qu’un signalement d’amorçage des données variables. 

Concrètement, quels sont les avantages de cette Déclaration Sociale Nominative ? 

La DSN a cinq objectifs :

  • Sécuriser les droits des salariés, en permettant la transmission de données fiables à tous les organismes ;
  • Optimiser les procédures, en remplaçant plus de 45 formalités et donc en allégeant les tâches administratives ;
  • Favoriser le 100 % dématérialisé, en permettant à toutes les entreprises de transmettre leur déclaration de façon dématérialisée ;
  • Lutter contre la fraude du fait de la transmission unique des mêmes données à tous les destinataires ;
  • Évaluer les politiques publiques, en permettant aux politiques de s’appuyer sur des statistiques plus fiables.

« Pour rappel, en cas de difficultés de trésorerie, l’employeur doit malgré tout procéder à l’envoi de ses DSN dans les délais. »

Pourquoi est-elle notamment importante en amont de la période des vacances et des jobs d’été ?

Le service recouvrement de la CGSS constate que pendant la période estivale, synonyme de congés, un certain nombre de DSN ne sont pas transmises ou avec du retard… Pour rappel, en cas de difficultés de trésorerie, l’employeur doit malgré tout procéder à l’envoi de ses DSN dans les délais et peut prendre contact avec l’Urssaf pour mettre en place des délais de paiement. Il évite ainsi que des pénalités ne soient automatiquement appliquées pour non-dépôt de la DSN, en plus des majorations pour non-paiement des cotisations. 

Par ailleurs, la période estivale est propice au travail saisonnier. Notre organisme effectue des contrôles périodiques pour lutter contre le travail illégal. Durant cette période, les employeurs doivent redoubler de vigilance afin de transmettre leurs DSN avec tous les salariés et éviter ainsi que certains ne soient lésés dans leurs droits.

Comment procéder chaque mois ?

Sous-produit de la paie, la DSN nécessite un logiciel de paie qui soit correctement paramétré. Il existe toutefois des dispositifs simplifiés pour les employeurs qui ne sont pas équipés, parmi lesquels le TESE (Titre emploi service entreprise) pour les entreprises employant des salariés, et le CEA (Chèque emploi associatif) pour les associations.

Nous recommandons fortement d’effectuer un envoi test avant de transmettre sa DSN. L’employeur reçoit alors un « compte-rendu métier » qui identifie la moindre anomalie et indique comment la rectifier. Il peut ainsi corriger sa DSN avant de la renvoyer. Il s’assure ainsi qu’elle est conforme et ne sera pas rejetée et donc source de débits injustifiés. Les employeurs doivent en outre consulter le tableau de bord DSN pour suivre l’état des envois. 

Le Service FOODS reste à l’entière disposition des employeurs pour tout accompagnement ou information DSN qu’ils jugeraient utiles.   

« En cas d’erreur, les employeurs ont la possibilité de renouveler leur déclaration « annule et remplace » jusqu’à la veille de l’échéance. »

Quels sont les modalités en termes de délais ? 

La DSN mensuelle pour le mois de paie doit être effectuée au plus tard le 5 du mois suivant avant midi, pour les entreprises soumises à cette échéance, et le 15 avant midi pour les autres. En cas d’erreur, les employeurs ont la possibilité de renouveler leur déclaration « annule et remplace » jusqu’à la veille de l’échéance. Après la date de l’échéance, la modification est possible dans la DSN du mois suivant sans aucune pénalité.

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