Avez-vous déjà essayé de faire de la purée avec une fourchette ? Cela fonctionne mais le résultat est incomparable avec un mixeur : ça va beaucoup plus vite et le rendu est optimal.
Dans une équipe, c’est un peu pareil. Les bons outils numériques permettent de gagner en productivité et d’atteindre ses objectifs au prix d’un moindre effort.
Si vous vous demandez comment rendre vos équipes plus efficaces, ce petit guide des outils essentiels pour maximiser votre productivité va vous aider à y voir plus clair.
1. Un gestionnaire de tâches collaboratif
Que l’on soit employé ou indépendant, savoir s’organiser est la base de la productivité. Il n’y a rien de pire que de se laisser noyer sous les tâches de dernière minute, en oubliant le gros projet sur lequel on devait bosser pour la fin de semaine.
Vous utilisez déjà un agenda ou les fameux post-it ? C’est déjà pas mal ! Mais avec une application de gestion de tâches, vous allez passer à la vitesse supérieure, tout en économisant du papier.
Basés sur la méthode agile Scrum, les gestionnaires de tâches numériques vous permettent de :
- créer une fiche projet avec un brief
- diviser ce projet en sous-tâches à réaliser successivement
- assigner le projet ou les sous-tâches aux personnes responsables dans votre organisation
- attribuer une date limite de réalisation
- joindre des fichiers, ajouter des commentaires, faire des retours et valider les tâches
- Et d’inviter toute votre équipe afin de pouvoir mieux suivre les tâches de tout le monde.
Chez Ewag, nous utilisons Trello !
Top 3 des gestionnaires de tâches : Trello, Asana, JIRA
2. Un outil de communication interne
Les chaînes d’e-mail à rallonge ? Les groupes whatsapp ? Un cauchemar pour s’y retrouver entre tous les messages postés.
Dans toute entreprise, un outil de communication professionnel et organisé est indispensable pour gagner en efficacité et fluidifier les échanges entre collègues et équipes.
Les fonctionnalités essentielles d’une bonne application de chat d’entreprise sont :
- les chats en 1-1, pour pouvoir échanger une information avec un seul interlocuteur
- les chats de groupe, afin de créer des chaînes de discussion en équipe ou selon une thématique ou un projet donné
- une fonction de recherche pour retrouver facilement un sujet de conversation ou un fichier
- la sécurisation des échanges afin de ne rien laisser fuiter sur le web !
Nous expérimentons Slack dans l’équipe. Ça vous dirait un retour d’expérience dessus ?
3. Une solution de prise de notes
Vous aviez une idée de génie, vous l’avez notée sur un post-it…que vous avez bien entendu perdu. Ou vous avez du mal à vous retrouver entre vos notes dans des brouillons d’e-mail, dans votre carnet de notes, sur des papiers volants et sur votre téléphone ?
Il n’y a rien de mieux qu’une application de prise de notes pour pouvoir organiser vos notes par thématiques, les synchroniser sur tous vos appareils (navigateur internet, smartphone, tablette) pour y avoir toujours accès et même les partager directement via un lien.
Evernote est l’application leader dans ce domaine.
Papier est également une extension Chrome utile pour prendre des notes rapidement, directement dans un nouvel onglet de son navigateur.
4. Une application pour minuter ses tâches
On peut vite passer une journée à répondre à des e-mails et enchaîner les réunions, pour se rendre compte, en fin de semaine, que l’on n’a toujours pas avancé sur ses gros dossiers.
Au niveau individuel, utiliser une application de suivi du temps permet de chronométrer ses différentes tâches afin de se rendre compte du temps passé sur chacune d’elles.
C’est également un moyen, pour un employé comme pour son manager, d’évaluer le temps nécessaire pour des tâches ou projets similaires. Mais c’est aussi une façon de se forcer à se concentrer sur une tâche à la fois !
Toggl est une application intuitive qui permet de chronométrer manuellement ou automatiquement ses tâches. Testé et approuvé !
5. Une solution de stockage partagé
C’est fini le temps où l’on se passait des clés USB et où l’on devait laborieusement accéder à un serveur pour partager des fichiers.
Pour répondre au défi de stockage et de partage de fichiers de toute entreprise, il existe de nombreuses solutions s’appuyant sur le Cloud.
- Dropbox est très utile pour stocker des photos, vidéos et autres fichiers volumineux.
- Google Drive permet à la fois de stocker et partager des documents, mais également de les créer et de les modifier à plusieurs, que ce soit un document word, un tableur ou une présentation.
- JIRA offre la possibilité de créer une plateforme propre à une entreprise, sur laquelle celle-ci pourra poster des wiki, des notices d’utilisation, des organigrammes, des rapports et tout autre document à partager avec tous les membres de l’entreprise.
Et pour partager des fichiers volumineux par e-mail, on trouve difficilement mieux que WeTransfer.
6. Bonus : un outil pour connecter toutes vos applications de productivité entre elles
Votre team est maintenant équipée de tous les outils de base permettant de gagner en efficacité et de mieux collaborer.
Mais comment éviter de s’y perdre dans tout cela et de multiplier les manipulations et le passage d’un outil à un autre ?
Zapier permet justement de connecter tous vos outils entre eux et de créer des règles d’automatisation afin qu’une action dans un outil génère une action automatique dans un autre outil.
Car c’est plus simple avec un exemple, imaginez :
- Vous recevez un e-mail avec une pièce jointe sur Gmail
- La pièce jointe est automatiquement ajoutée à la Dropbox de l’entreprise
- Vous recevez alors une notification sur Slack vous informant de ce nouveau fichier ajouté à la Dropbox
Et voilà, plusieurs manip’ en moins (aller sur Gmail, télécharger la pièce jointe, l’uploader sur la Dropbox) à réaliser.
Et vous, avez-vous essayé d’autres outils de productivité ?