Télétravail : les bonnes pratiques pour rester efficace à distance 

1. S’équiper : les outils indispensables en télétravail

Les bons outils font les bons télétravailleurs, dit-on. Chaque tâche peut se complexifier avec la distance et vous pourrez rapidement vous sentir stressé.e, démotivé.e ou isolé.e.

📢 Pour communiquer

Pour commencer, mettez-vous d’accord avec votre équipe sur un outil de communication central pour échanger et partager les informations. On insistera sur le fait de choisir un outil professionnel afin de garantir la sécurité des données et de ne pas mélanger pro et perso :

• Slack est l’outil de référence de communication en équipe, en particulier des équipes dispersées. Chaînes de communication selon des thématiques choisies, chat privé, appels, solutions d’automatisation; les fonctionnalités sont presque infinies.
• La solution Microsoft® Teams qui remplace Skype Entreprise se prête également bien aux échanges à distance entre collaborateurs.
• Si vous souhaitez contacter et vous réunir à distance avec des personnes qui n’appartiennent pas à votre entreprise, Zoom permet en quelques clics d’organiser des appels en visio-conférence.

🔗Pour collaborer

Quand vous étiez au bureau, il vous suffisait d’aller voir un collègue, de réfléchir ensemble à une problématique, de prendre quelques notes manuscrites et de décider oralement de la marche à suivre.

A distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé d’un télétravail efficace afin de pouvoir brainstormer, avancer sur un document ensemble mais également partager les dernières informations, et donner de la visibilité aux décisions et tâches de chacun et chacune.

• La suite d’outils Google Drive permet de créer, partager et modifier en ligne et à plusieurs des documents de traitement de texte, des tableurs, des présentations, des sondages… Ils sont ensuite stockés sur le Cloud et accessibles via son adresse gmail professionnelle.
• Whereby est à la fois un outil de visio-conférence mais également une solution de brainstorming en live et de partage d’écran.
• Organiser le travail de l’équipe et savoir où chacun en est dans ses tâches est indispensable en télétravail. Notamment basés sur la méthode de productivité SCRUM, Trello et Monday sont des incontournables.
• Et pour signer digitalement vos documents et ainsi accélérer les procédures à distance (exit l’étape impression + scan), il y a Yousign.

🔒 Pour protéger ses données en travail à distance

Le télétravail rend les entreprises plus vulnérables aux cyber-attaques. Alexandre Lazaregue, avocat au barreau de Paris, détaillait pour ladn.eu les bonnes pratiques à suivre pour se prémunir des cyber-attaques :

• ⚠️Elaborer une charte informatique⚠️ signée par chaque collaborateur en télétravail
• Effectuer les mises à jour des logiciels et applications utilisé.e.s dès qu’elles sont proposées
• Effectuer des sauvegardes régulières sur des supports hors-ligne
• Définir des mots de passe forts
• Bien définir les autorisations d’accès de vos collaborateurs à chaque outil
• Utiliser un VPN et absolument proscrire l’utilisation de réseaux wifi publics
• Faire très attention aux mails reçus pour éviter l’hameçonnage
• Utiliser les outils fournis par l’entreprise pour tout usage professionnel
• Souscrire à une assurance contre les cyber-attaques

2. S’organiser : conseils pour télétravailleur épanoui

Les indépendants et freelance prennent parfois plusieurs mois avant de trouver leur rythme et l’organisation qui leur convient en télétravail.

Vous serez un.e télétravailleur/télétravailleuse d’autant plus performant.e que vous aurez mis en place une organisation qui vous correspond.

Les conseils ci-dessous peuvent toutefois sans doute vous aider à établir votre plan d’action personnalisé.

💻 Recréer un espace de travail

Il peut être agréable de travailler dans son lit quand on a un coup de mou, dans son canapé ou dans un hamac. Après tout, changer de lieu de travail quand on le souhaite fait partie des avantages du télétravail.

Quoiqu’il en soit, en instaurant un cadre physique, avoir un espace de travail attitré et fixe aide à booster la productivité. C’est également plutôt pratique pour stocker ses papiers et son matériel de travail en un seul lieu. Surtout, s’asseoir à son poste de travail et en sortir marque physiquement une coupure entre le temps de travail et le temps de loisirs.

👩‍👩‍👦 Etablir des règles de travail en équipe

Le travail à distance peut pousser les collaborateurs à multiplier les échanges, parfois hors “horaires de bureau”, voire aux managers à être plus intrusifs que de nature.

Quelques règles peuvent aider à palier la surcommunication en télétravail :

• Définir des temps de réunion ou de discussion à distance, tel qu’un ou deux points quotidiens à des heures précises. En dehors de ces temps de rassemblement, les télétravailleurs sont alors libres d’organiser leur temps de travail et de se prévoir des temps de concentration profonde, sans se sentir constamment sollicités.
• ❌ Proscrire le micro management ❌ Pratique déjà fortement déconseillée en temps normal car source de stress pour les équipes, elle peut être vécue comme une véritable intrusion dans sa vie privée quand on travaille à distance. Fixez donc des objectifs pour la journée avec vos collaborateurs et laissez-les se responsabiliser pour accomplir leurs tâches dans le temps imparti.
• En tant que télétravailleur, choisissez un moyen de signaler à vos collègues votre intention de ne pas être dérangé; lorsque votre messagerie est en mode “ne pas déranger” par exemple, vous ne recevrez d’ailleurs pas de notification lors de la réception d’un nouveau message.

Cette dernière règle est également valable pour votre conjoint.e et vos enfants, s’ils sont présents autour de vous, comme en ces temps de confinement lié à la pandémie du Covid-19.

Fermer la porte de son bureau, poser un écriteau ou lancer un minuteur peut indiquer votre désir de ne pas être dérangé.e !

🎯 Résister aux distractions et rester concentré

Les distractions interrompent votre travail ainsi que votre flux créatif et impactent votre capacité à vous concentrer de nouveau sur une tâche. Plus de 20 minutes sont ainsi nécessaires au cerveau pour qu’il se reconnecte véritablement à la tâche interrompue (étude Gloria Mark, université de Californie, Irvine).

Vous pensez peut-être que consulter frénétiquement vos messageries professionnelles et répondre immédiatement à chaque message est indispensable, mais il s’agit du meilleur moyen de se disperser et de voir la journée passer sans avoir pu se concentrer sur une seule tâche nécessitant de la réflexion et de la concentration. Comment faire ?

• Se fixer des plages horaires de concentration profonde, en blocs d’1h* par exemple
• S’accorder une pause délibérée de 20 min* entre chaque bloc pour consulter ses emails et ses notifications, aller boire de l’eau, faire un peu de ménage, s’étirer ou encore faire un tour sur les réseaux sociaux…
• Mettre son portable en mode Ne pas déranger pour ne pas être alerté.e des notifications
• En cas d’interruption par un collègue ou un membre de votre famille, voici quelques techniques pour rapidement vous remettre au travail

*52 minutes de travail et 17 minutes de pause précisément, selon une étude réalisée par la société DeskTime. Ou encore 5 minutes de pause pour 25 minutes de travail, selon la méthode Pomodoro.

3. Conserver un équilibre vie pro-vie perso en télétravail

Difficulté de se poser des limites, isolement, envie de bien faire… Le risque est d’autant plus grand de se surmener lorsque l’on travaille à distance depuis le confort de sa maison.

🧘Réserver des temps de déconnexion

Il est cependant essentiel de déterminer un rythme de travail qui vous correspond, soit en définissant des horaires de début et de fin de journée stricts, ou encore en fixant un temps de travail maximum par jour.

Après tout, le télétravail offre une certaine flexibilité. Autant en profiter pour trouver son rythme et se réserver des moments de déconnexion et de loisirs, avec :

• Toggl, un minuteur qui vous permet de suivre le temps passé par tâche
• Downdog, Asana Rebel ou encore Petit Bambou pour vous offrir des séances de yoga et de méditation avant de vous mettre derrière votre ordinateur, lors de votre pause du midi ou encore pour marquer la fin de votre journée de télétravail
• Dans la même idée, mais pour faire du sport, il y a les applications 7 Minute Workout, NTC ou encore les cours en ligne de Kreyol Fit Academy.

En cette période de confinement, votre coach sportif habituel ou votre prof de pilates par exemple peut également proposer des séances à distance, avec l’application de visio-conférence Zoom.

💡 En profiter pour se former à distance

En télétravail, avec un minimum d’organisation (fixez vos limites !) on est généralement plus efficace car les interactions sont limitées et l’on gère son temps à sa guise.

Cela peut vous dégager du temps pour vous former et développer une compétence qui vous intéresse, en écoutant des podcasts, en assistant à un webinaire ou en suivant des cours en vidéos par exemple.

• OpenClassrooms propose des cours pour se former à une multitude de métiers, avec notamment des parcours diplômants
• Livementor devient peu à peu la référence de l’accompagnement et des formations pour les entrepreneurs installés et en devenir, ou tout simplement pour développer ses compétences digitales

Bon télétravail ! 💪

Cet article a été initialement publié dans l’e-magazine « Everyday We Act for Good | Les territoires se mobilisent » créé par EWAG. Découvrez le magazine complet et son contenu interactif en cliquant ici.