Zeendoc, solution de Gestion Electronique des Documents distribuée par TPS 

Face à la prolifération des documents numériques produits et reçus par les entreprises, un logiciel de « Gestion Électronique des Documents » change la donne.

La transformation numérique à l’œuvre au sein des entreprises porte la promesse de simplifier le quotidien. Fiches de paye dématérialisées, gestion et suivi des factures, signature électronique de déclarations administratives ou de contrats, archivage en ligne, etc.

Et par conséquent, depuis plusieurs années, le nombre de documents électroniques auquel fait face l’entreprise ne cesse de croître. De quoi simplifier de nombreuses étapes à une seule condition : bien s’y retrouver.

C’est là que les solutions de GED (Gestion Électronique des Documents) s’imposent : outils puissants, fonctionnels, sécurisés qui concrétisent la transition numérique.

Intégrée au groupe INFODOM, TPS a été créée il y a 10 ans, au moment où la bureautique pure cédait le pas à une utilisation intégrée aux systèmes d’informations. Outre la veille technologique et les compétences des équipes, l’entreprise TPS se démarque dans son approche du marché et son adaptation aux besoins et usages.

« On accompagne les entreprises », résume Guillaume Maillard, « dans l’exploitation de leurs parcs d’impression, la gestion de leurs coûts et le passage à la digitalisation ».

Explications avec Guillaume Maillard, Architecte Solutions de la société TPS.

Votre premier métier est lié au papier avec des solutions d’impression pour les entreprises. En vous intéressant aux documents numériques, vous changez votre fusil d’épaule ?

(Sourire) Notre premier métier est d’abord celui de l’informatique, au sein du groupe INFODOM créé il y a 40 ans et pionnier de l’informatique sur les Antilles-Guyane. C’est par ce biais que nous avons abordé les solutions d’impression pour entreprises et la « GED ».

Donc aujourd’hui, TPS apporte des solutions d’impression, de gestion, d’organisation et d’archivage, clés en main, pour tout type d’entreprise.

Votre activité s’est-elle maintenue pendant le confinement ?

Plus que jamais, les conditions du confinement et du télétravail généralisé ont fait toucher du doigt l’importance de pouvoir accéder aux données et documents de l’entreprise.

Secrétaire, chef d’entreprise, responsable commercial, chef de projet, ingénieur, la comptabilité, les RH… tout le monde a eu besoin de retrouver des informations précises à un moment précis, relancer une facture, mettre à disposition les fiches de paye électroniques à ses employés etc.

La GED a été conçue pour ça. Et la solution Zeendoc distribuée par TPS permet à chaque collaborateur à partir d’un simple navigateur internet, d’accéder à la base de données de l’entreprise depuis chez lui, comme il le fait depuis son poste de travail habituel.

Des outils grand public tels « Dropbox » ou « Google drive » permettent déjà d’accéder à distance à ses documents…   

Ces solutions, accessibles là aussi en ligne, sont en quelque sorte une réplique des disques durs de votre ordinateur… pas plus. C’est pratique mais limité en terme de fonctionnalités, car elles reposent sur une arborescence classique : avec des fichiers classés dans des dossiers par un utilisateur donné ou un service. Une fois mal nommé ou mal rangé, le document devient introuvable.

La GED répond à d’autres besoins, sur Zeendoc, le classement par « dossier » est une fonctionnalité de présentation, mais le logiciel fonctionne différemment : il retrouve des fichiers non pas par leur « nom » mais par les caractéristiques de son contenu !

« Avec Zeendoc, même mal classés, les documents sont retrouvés. »

Zeendoc serait donc à la fois un outil de travail, une solution de classement, de stockage, d’archivage…?

En simplifiant l’organisation des entreprises, cette solution Cloud rend la transition numérique opérationnelle ! Notre intervention donne les moyens à toutes les structures, peu importe leur taille, leur chiffre d’affaires, leur secteur d’activité… de tirer profit de la digitalisation massive des documents et des démarches. Une révolution dans l’organisation.

Cet article a été initialement publié dans l’e-magazine EWAG | Nos sociétés s’adaptent. Découvrez le magazine complet et son contenu interactif en cliquant ici.