Comment booster la réunion de travail pour plus d’efficience ? 

Des réunions trop fréquentes, trop longues, mal animées et sans feuille de route nuisent à l’efficacité des collaborateurs.

Comment organiser des réunions de travail pertinentes qui poussent à l’action ?

COMMODO CONSEILS s’interroge chaque mois sur les tendances phare de la qualité de vie au travail et ses évolutions. 

Pourquoi optimiser les réunions ?

La “réunionite” chez les cadres est confirmée !

Selon un sondage Ifop publié en 2018, 92 % des cadres participent régulièrement à trois ou quatre réunions, pour un total moyen de quatre heures par semaine…

Ils y passent plus de vingt-sept jours par an en moyenne, soit plus d’un mois de travail selon le site Wisembly, dédié aux réunions d’entreprise.

Mais l’engouement ne suit pas car seuls 12 % des interrogés estiment que “toutes” les réunions auxquelles ils assistent sont “réellement productives et efficaces”. 

Du coup, de nouveaux concepts émergent pour faire évoluer la réunion.

Co-intelligence, co-développement, design thinking : ces nouvelles méthodes de travail collectif permettent au collaborateur de trouver sa place.

Qu’elles s’appellent appreciative inquiry, sociocratie, ou encore forum ouvert et world café, les nouvelles pratiques collaboratives de réunion fluidifient l’organisation, afin de permettre aux salariés de s’exprimer et redonner place à la singularité de chacun et de voir les différences entre les salariés, non comme une faiblesse, mais comme une force motrice permettant de faire avancer l’entreprise.

Comment organiser une réunion efficace ? L’exemple du world café

“Ces techniques d’animation de réunion, moins ancrées dans la hiérarchie traditionnelle, ont pour objectif de faire émerger de nouvelles solutions plutôt que de résoudre des problèmes.”

Le world café est ainsi un processus créatif qui vise à faciliter le dialogue constructif, le partage de connaissances et d’idées pour créer un réseau d’échanges et d’actions :

1. Un seul sujet; L’ambiance d’un café y est reproduite, dans lequel les participants débattent d’une question ou d’un sujet.
2. Une expérience collaborative; Les participants changent régulièrement de table et un chef de table résume la conversation précédente aux nouveaux arrivants.
3. Des actions de suivi; Au terme du world café, les principales idées sont résumées et les possibilités de suivi sont soumises à discussion.

L’impact stimulant du world café

La réunion de travail sous la forme de world café offre bien des avantages tels que :

• stimuler une réflexion
• mener une analyse approfondie de défis et d’opportunités stratégiques majeurs
• approfondir les relations et l’appropriation mutuelle des résultats au sein d’un groupe existant

C’est donc un excellent stimulateur du travail en équipe.

Déjà des adeptes ?

Ces démarches collaboratives utiles à toute organisation permettent de dynamiser les équipes et de favoriser l’intelligence collective.

Le CNFPT de Martinique s’y est donné à cœur joie en organisant un world café en avril dernier, lors de la célébration de la journée des assistant(e)s.